Business Cases ontwikkelen voor ICT-Projecten

Doelstelling

In toenemende mate wordt, in de voorbereidende fase van een project, gevraagd om een business case -een verantwoording met een mogelijke prioritisering van een project- uit te schrijven. De klassieke eenvoudige technieken volstaan niet meer om hier een adequate inhoud aan te geven.

In deze workshop worden een aantal nieuwe technieken toegelicht om op een degelijke en onderbouwde wijze de voordelen én de risico's van nieuwe ICT-projecten te bepalen. In de workshop worden -ter illustratie- vele voorbeelden gegeven.  

Deze workshop werd reeds eerder door SAI ingericht met 100% tevreden deelnemers !

Programma

1. De samenstelling en de redactie van een Business Case

Een Business Case is op de eerste plaats een kosten/baten verantwoording van een project binnen een bepaald programma of een bepaalde portefeuille. Daarnaast is het echter ook een communicatie-instrument en speelt het een cruciale rol in business/ict alignment.

2. Het formuleren van een Business Case

De Base Case vormt de vergelijkingsbasis voor een Business Case. De correcte formulering van de Base Case vraagt een specifieke aanpak, omdat ook onvolkomendheden uit het verleden (dewelke vatbaar zijn voor verbetering) op een adequate manier moeten worden gecorrigeerd. En ook 'benchmarks' spelen hierin een belangrijke rol. In de nuloptie wordt ook doorgerekend wat de invloed is van het niet uitvoeren (of uitstellen) van de case.

3. Causaliteit en waarde-creatie factoren

Causaliteitschema's ('value logic') zijn vandaag de dag een frequent gebruikte techniek om de 'value linkage' in projecten te concretiseren. Bij gebruik van deze techniek zijn er belangrijke aandachtspunten inzake consistentie en haalbaarheid. Daarnaast moeten opportuniteitskosten opgezocht worden die door waardeverschuiving kunnen geremedieerd worden.

4. De analyse van waardelekken in processen en organisatiecomponenten

In vele gevallen speelt ook de techniek van het opsporen van waardelekken een zeer belangrijke rol. Waardelekken houden dikwijls verband met economische imperfecties rond informatie en communicatie. In de Business Cases moeten hoofdoorzaak en mogelijke remediëring precies worden aangegeven.

5. Het kwantificeren van risico's in Business Cases

ICT-projecten zijn nog steeds vrij risicovol. Daarom moet ieder element dat risico-inducerend kan werken gekwantificeerd te worden. Anderzijds dragen optie-valorisatietechnieken bij tot de waardecreatie bij vermindering of verschuiving van risico's. Tenslotte moeten de risico's van de inschattingen zelf, door middel van sensitiviteitsanalyse, in kaart worden gebracht.

6. De vroege inschatting van ontwikkleingskosten

Er wordt regelmatig gevraagd om een 'ruw' beeld te krijgen van de ontwikkelingskost, nog vóór eigenlijke analyses zijn gemaakt. Er worden enkele kant-en-klare technieken aangereikt om, vanuit aantallen 'use cases' of vanuit een 'ruw' E-R-schema of klassendiagram, inschattingen te maken.

7. Prioriteitsformuleringen

In de 'strijd' om beschikbare middelen zit een project vaak ingebed in een 'programma' of 'portefeuille'. Dan moet het relatief belang van een project kunnen worden aangetoond. Scoring/ranking-technieken bieden hierbij een uitstekende oplossing.De methode van Benson/Parker en de Bedelmethode worden met elkaar vergeleken en geëvalueerd.

8. Conclusies en aanbevelingen